고객중심 맞춤형 Engineering Consulting Service
① 시험성적서는 위변조를 방지하기 위하여 종이문서일 경우에는 복사방해패턴, 홀로그램 등 4가지의 보안요소가 주어진 특수보안용지를 사용하여 발급하거나, 「데이터 및 정보관리 절차서(EST-M20-QP20)」의 절차에 따
라 기업지원플러스(G4B)서비스를 이용하여 발급 한다.
② 전자파일 형태의 성적서를 고객에게 전달할 경우에는 읽기/인쇄 등 제한적인 기능만을 사용할 수 있도록 패스워드 등 보완장치를 설정하여 전달한다.
③ 시험실무자는 시험성적서의 발행이 완료되면 「시험성적서 발급대장(EST-QP17-F01)」에 등록하고 영업책임자·실무자에게 통보한다.
④ 시험성적서는 고객에게 직접 전달함을 원칙으로 하되, 팩스, E-Mail 등 전자적으로 전달할 경우에는 전송시간을 지정하거나, E-Mail에 비밀번호를 부여하는 등 비밀유지를 위한 적절한 방법을 강구해야 한다.
⑤ 시험성적서를 우편으로 발송할 경우에는 등기발송을 원칙으로 하며 고객이 원할 경우 “배달증명”을 이용하여 담당자에게 직접 전달되도록 한다.
⑥간소화된 방식으로 보고된 결과는 고객의 합의가 있는 경우에만 성적서로 발급할 수 있다.
① 시험실무자는 시험성적서 발행 및 고객통보가 완료되면 시험성적서 사본 및 시험보고서 등 시험에 관련된 서류는 「기록관리 절차서(EST-M24-QP23)」에 따라 보관한다.
② 시험성적서 사본, 시험결과보고서(Raw data sheet), 기타 시험관련 서류의 보존연한은 5년으로 하되 고객의 요청 등이 있는 경우 해당 기술책임자가 보존연한을 연장시킬 수 있다.
① 시험 결과에 관련된 모든 관찰사항 및 계산결과의 기록에 착오발생 또는 실수로 인해 성적서 내용을 변경할 경우, 수정부분에는 적색으로 양선(=)을 긋고 해당부분을 수정한 후 수정을 시행한 사람이 서명하여야 한다.
② 고객의 이의 제기나 수정요구 또는 시험성적서의 오류를 당사가 발견한 경우, 기술책임자는 관련 증빙 기록을 재검토 하여 조치를 취하여야 한다.
③ 시험성적서의 수정이 결정되면 이미 발급하였던 시험성적서는 즉시 회수하고 수정한 시험성적서는 최초 발행과 동일한 절차에 따라 재발급 하고, 재발행 내역을 「시험성적서 발급대장(EST-QP17-F01)」에 배포이력을 기록한다.
① 시험성적서의 재발급은 고객이 시험성적서를 분실하였거나 훼손한 경우, 시험성적서에 오타 등 명백한 오류가 발견되어 수정된 경우, 규격 및 고시 변경 등의 중요한 변경사유로 고객 또는 영업실무자로부터 요청이 있는 경우에 한한다.
② 시험실무자는 고객 또는 영업실무자로부터 시험성적서 재발급 요구가 있는 경우 기술책임자에게 보고하며, 기술책임자는 타당성을 검토하여 타당성이 인정되는 경우에 한하여 재발급을 승인한다.
① 고객이 이의를 제기하였거나 부적합 시험 등의 사유로 시험성적서를 수정해야 할 경우에는 「부적합시험 관리 절차서(EST-M19-QP19)」 및 「불만처리 절차서(EST-M18-QP18)」에 따라 선 조치한다.
② 기술책임자는 고객의 이의제기에 대한 원인이 해소되고 고객이 동의한 경우에 한하여 재시험을 실시하거나 시험성적서를 수정발급 한다.
고객이나 제3자 또는 관련기관이 당사에서 발급한 시험성적서의 위변조 및진위여부 확인을 요청하는 경우 해당 시험성적서를 발급한 기술책임자가 다음 절차에 따라 위변조 및 진위여부를 확인하여 의뢰인에게 통보한다.
① 1차 확인: 종이 문서일 경우 위변조 방지 기능의 보안용지의 4가지(복사방해패턴, 필터형잠상, 홀로그램, 스마트기기인식용 보안패턴)의 보안요소를 확인하며, 기업지원플러스(G4B)서비스를 통해 발급한 성적서일 경우는 「성적서 위변조 방지 및 진위여부 확인절차 지침(EST-QP17-Q-I01)」에 따라 그 여부를 확인한다. 또한 전자 문서일 경우 파일정보(파일명, 파일크기, 생성일자, 수정일자, 패스워드) 등을 당사에서 보관하고 있는 성적서 파일과 비교 검토하여 그 정보가 일치하는지 확인한다.
② 2차 확인: 시험소에서 보관하는 시험성적서의 사본과 진위여부확인 요청을 받은 시험성적서의 다음 항목을 면밀히 비교 확인한다.
⑴ 시험성적서 발급번호
⑵ 신청인 정보
⑶ 시험기기 정보
⑷ 시험기간 및 시험관련 정보
⑸ 시험실무자 및 확인자 서명
⑹ 시험데이터 값
⑺ 수검기기 사진
③ 확인 된 진위여부는 요청 고객 및 기관에게 통보하고, 그 내용을 「 시험성적서 진위여부 확인 요청내역(EST-QP17-F02)」에 기록하여 관리한다.